Time Management – Consigli pratici per aumentare il vostro tempo a disposizione

Time Management – Consigli pratici per aumentare il vostro tempo a disposizione

Vi è mai successo di arrivare a fine giornata con la sensazione di non aver riempito tutte le ore a disposizione come in realtà avreste voluto e pensare già agli impegni del giorno successivo? Una corsa continua contro le ore che passano inesorabili.

Ogni giorno – e in questo periodo più che mai – siamo alle prese con la gestione del nostro tempo. Nonostante innovazione e progresso siano ormai parte integrante della nostra vita, spesso capita di dover fare i conti con le lancette che corrono in fretta e ci sfuggono di mano. È proprio in quest’ottica che risulta utile fermarci a riflettere su come possiamo organizzare le nostre giornate, in maniera tale da investire al meglio energie e minuti preziosi in base alle priorità. Un approccio di questo genere può aiutarci a non incorrere nel rischio di restare intrappolati in un meccanismo  di insoddisfazione e frustrazione perché crediamo che sia inevitabile dover sacrificare ciò che ci sta più a cuore. Non dimentichiamoci che, nonostante ognuno di noi abbia una mole e tipologia di impegni diversa, a tutti, senza alcuna distinzione, sono concesse ben 168 ore alla settimana.

C’è da notare che in passato i ritmi di vita erano totalmente differenti e tutto richiedeva più tempo. Anche le dinamiche di acquisto e di fruizione dei servizi erano molto più limitanti e vincolanti. Oggi abbiamo grandi margini di flessibilità, basti pensare ad Amazon, che consente di acquistare articoli anche in piena notte e Netflix, piattaforma che ci permette di poter guardare un film senza dover cercare gli orari di programmazione e impiegare del tempo per raggiungere il cinema più vicino. E questi sono soltanto due dei tanti esempi che potremmo fare.

Time-management e qualità della vita

È bene tenere sempre a mente che tutte le scelte, anche quelle che ci sembrano essere scontate e banali,  hanno conseguenze enormi sul nostro benessere e sulla nostra felicità. Forse non sono domande che ci poniamo molto spesso ma quanto potrebbe farci bene destinare qualche ora (in più) alla settimana al volontariato, allo sport, ai nostri hobby? Il tempo da dedicare a noi stessi è senza dubbio essenziale, ma a questo va aggiunta un’altra componente fondamentale: trascorrere parte della settimana con le persone che ci stanno più a cuore ha un impatto fortissimo in termini di felicità e soddisfazione personale, sia nel breve che nel lungo termine.  A confermarlo è uno studio condotto da ben 7 generazioni di ricercatori di Harvard, sulle componenti che ci rendono felici e in salute nel corso di tutta la nostra vita. Gli studiosi hanno tracciato per 75 anni le vite di 724 uomini, di diversa estrazione sociale, raccogliendo ogni anno informazioni circa il lavoro, le relazioni sociali, gli affetti a casa e lo stato di salute. Uno studio estremamente raro e complesso non soltanto per la sua durata ma anche per la metodologia adottata, non meramente circoscritta alla somministrazione di questionari ma basata su interviste a casa, che hanno visto coinvolti anche i familiari degli intervistati, e analisi approfondite delle cartelle cliniche. Il risultato di questo studio è molto chiaro: la chiave per una vita più sana e felice è un tessuto di relazioni sociali solide. Rapporti stabili in famiglia, con gli amici, in comunità. Le relazioni sane e felici non proteggono soltanto il nostro corpo ma anche il nostro cervello e hanno ripercussioni enormi sull’invecchiamento. Un risultato che sembra essere molto banale, ma che spesso non teniamo presente quando si tratta di dover  gestire il nostro tempo. Le relazioni sociali sono complesse e richiedono tempo ed energie.  

Non ci resta che scoprire come possiamo migliorare la qualità del nostro tempo, senza troppi sacrifici e rinunce che possono rivelarsi nocivi per la nostra salute mentale e fisica.

I diversi approcci

Tra gli anni ’50 e ’60 si era sviluppata una concezione del tempo unidimensionale, basata sul principio di efficienza. Un meccanismo molto semplice con l’obiettivo di sfruttare al meglio la tecnologia e i vari mezzi a disposizione per spuntare la to-do list nel minor tempo possibile.

Il problema di questo approccio è che l’efficienza è un concetto assai limitante. Oggi la gestione del tempo non ricade esclusivamente entro i rigidi confini di uno schema logico. Tutt’altro: il time-management ha radici nel self-management. Sono le nostre emozioni e percezioni a scandire il tempo che riempie le giornate.

È partendo da questa osservazione che negli anni ’80 Stephen Covey introdusse il concetto di  bidimensionalità del tempo, articolando una matrice piuttosto basilare che permettesse di attribuire un vero e proprio “punteggio” ai propri impegni, in base al quale elaborare una scala di priorità. Gli impegni vengono valutati in base alla loro urgenza e importanza, dando forma così a quattro quadranti:

  1. Emergenza (fire-fighting). Tutte quelle attività importanti e al tempo stesso urgenti;
  2. Qualità (quality time) Impegni importanti ma non urgenti;
  3. Distrazione (distraction) Attività urgenti ma non importanti;
  4. Spreco (time wasting) Situazioni che non sono importanti né urgenti.

Tale classificazione può aiutarci a dare il giusto peso ai lunghi elenchi della nostra to-do list. Concentrarsi quanto necessario sul quadrante della “qualità” è di fondamentale importanza. È proprio in questo gruppo che rientrano tutte quelle attività che impattano in maniera molto positiva sul nostro benessere.

Per quanto l’approccio di Covey possa risultare molto utile, è consigliabile fare un ulteriore passo in avanti nell’analisi del time management per inquadrare il problema adottando una prospettiva differente. Si tratta dell’uso dei “moltiplicatori del tempo”, che ad oggi sembrano costituire il metodo più efficace. Questo modello si sofferma sulla rilevanza di ogni attività, non soltanto nell’immediato ma anche nel lungo termine. La domanda da porci è “Qual è la cosa che oggi potrà rendere migliore il nostro domani?”, ovvero: “Cosa possiamo fare oggi per avere più tempo in futuro?”. Una prospettiva di questo genere può portarci ad ottenere risultati esponenziali. Facciamo un esempio molto banale: il pagamento delle bollette. Potremmo decidere di abbandonare il classico metodo di pagamento presso uno sportello postale ed effettuare il pagamento online. Mezz’ora al mese guadagnata, senza aspettare in fila il proprio turno dopo aver  incastrato la sosta in posta tra i vari impegni. Un’analisi superficiale potrebbe portare a pensare che 30 minuti al mese non facciano la differenza, ma la domanda giusta da porsi è: “Quella mezz’ora guadagnata oggi si moltiplica nel tempo?”. Se l’orizzonte temporale si fa più ampio il tempo accumulato aumenta. In un anno si potrebbero ottenere ben 6 ore in più, che ci permetterebbero di passare 360 minuti in conversazioni al telefono con le persone che più ci stanno a cuore e vivono lontano da noi. La stessa analisi può essere effettuata in merito ad altre dinamiche – la spesa online per esempio – che soddisfano il principio del “return on time” (ROT).

L’uso dei moltiplicatori del tempo

Dopo aver introdotto il metodo dei moltiplicatori del tempo, è utile soffermarci su una guida pratica per  sfruttarli al meglio. Si tratta del cosiddetto “focus funnel”, che aiuta ad analizzare ogni attività nel dettaglio per capire se è urgente o può essere rimandata.

Per ogni attività le domande da porci sono quattro:

  1. Può essere eliminata?
    In caso affermativo cancellare questo primo impegno ci consentirà di avere più tempo a disposizione.
  2. Può essere automatizzata?
    L’automatizzazione si serve del tempo per trasformarlo in più tempo. Proprio come un investimento nel lungo termine.
  3. Può essere delegata? O posso quantomeno insegnare a qualcun altro come svolgerla?
  4. E’ urgente? E’ necessario che io svolga questa attività adesso o posso aspettare?

È importante notare che c’è un’enorme differenza tra l’idea di rimandare qualcosa che sappiamo di dover fare, quindi procrastinare in maniera fallimentare, e la decisione in base a cui l’attività in questione non è per noi una priorità in un determinato momento, quindi “procrastinare di proposito”.

Nel caso in cui optassimo per quest’ultima opzione, l’attività andrà analizzata in futuro seguendo nuovamente il funnel. Non ci resta che provare ad applicare queste linee guida ogni giorno. Perché non dedicare un po’ del nostro tempo a noi  stessi e alla nostra crescita personale? Approfittiamo della PausaCafè per diffondere l’informazione oggi e rendere migliore il domani.

[Articolo di Aurora Perilli]

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